Aufbewahrung von Belegen – Entsorgung nur unter Vorbehalt

Im Laufe eines Jahres fallen zahlreiche Belege an, die entsprechenden Platz benötigen. Durch eine gut strukturierte Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Belegen und Geschäftspapieren können anfallende Lagerkosten jedoch optimiert werden.

Aus steuerlicher Sicht sind Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Daher endete am 31.12.2015 die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen und Belege des Jahres 2008. Bevor Sie diese Unterlagen tatsächlich "entsorgen" können, sollten Sie einige Punkte beachten.

Elektronische Belegaufbewahrung
Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Anhängige Verfahren
Sind Ihre Bücher, Aufzeichnungen und Belege in einem anhängigen Verfahren, das die Abgabenerhebung betrifft (wie z.B. Beschwerdeverfahren oder auch Betriebsprüfungen) von Bedeutung, verlängert sich für diese Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss dieses Verfahrens.

Umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist
Für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, normiert das Umsatzsteuergesetz spezielle Aufbewahrungsfristen. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 22 Jahre lang aufzubewahren. Wenn die Grundstücke nicht in den Anwendungsbereich des 1. Stabilitätsgesetzes 2012 fallen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 12 bzw. 22 Jahren.

Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten

Auch nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) sind Unterlagen (wie im Steuerrecht) über einen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren. Diese Frist verlängert sich jedoch solange, als die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind.

Was Sie niemals vernichten sollten
Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung z.B. in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums-, oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden.

 
Verfasst am 27.1.2016
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