Nuovi obblighi in materia di registratori di cassa a partire dal 2016

Novità
Con la riforma fiscale 2015/2016 è stata introdotta a partire dal 1.1.2016:
  • l'obbligo di dotarsi di un registratore di cassa per tutte quelle aziende che effettuano ricavi con pagamenti in contanti o strumenti assimilabili ai contanti;
  • l'obbligo di rilasciare ricevute per gli acquisiti effettuati per il tramite del mezzo di pagamento in contanti o assimilabile ai contanti.
A partire invece dall'1.1.2017:
  • i registratori di cassa necessariamente dovranno rispondere alle specifiche tecniche contenute nella RKS-V ovvero il regolamento ministeriale sulla sicurezza dei registratori di cassa.
Quindi per tutti quel registratori di cassa che attualmente sono in uso bisognerà prevedere un adeguamento tecnico al fine di rispondere alla normativa austriaca in materia di registratori di cassa.
Bisogna precisare che il regolamento in esame è definito in ogni dettaglio e deve ancora entrare in vigore. Eventuali modifiche sono ragionevolmente da aspettarsi su quando specifici obblighi entreranno effettivamente in vigore, quindi non si può escludere una posticipazione del termine dell'1.1.2017.

Modifiche in sintesi
Le imprese coinvolte sono tutte quelle che effettuano fatturati superiori a Euro 15.000,00 all'anno di cui almeno Euro 7.500,00 Euro incassati in contanti o in modo assimilato ai contanti.
Sempre a partire dall'1.7.2016 nel sistema del registratore di cassa deve essere possibile la registrazione e la memorizzazione dei dati relativi alle vendite effettuate e quindi delle ricevute rilasciate in un apposito protocollo (protocollo dati). Il protocollo dati che memorizza le vendite per contanti deve essere estraibile e trasferiile su supporto informatico a richiesta da parte dell'amministrazione finanziaria.

Le ricevute rilasciate dovranno contenere almeno i seguenti dati:
  • dati relativi all'azienda che emette la ricevuta;
  • numerazione progressiva della vendita/ricevuta;
  • giorno di emissione della ricevuta;
  • quantità e descrizione della merce venduta o entità e descrizione dei servizi resi;
  • importo corrisposto in contanti, tuttavia è necessario che sulla base dei dati contenuti ne sia riscontrabile il calcolo.
I dati indicati sono contenuto minimo obbligatiorio delle ricevute rilasciate. Sussiste altresì un obbligo, attualmente non sanzionato per il cliente, da parte del cliente di ritirare la ricevuta e tenerla fino all'uscita dei locali dove la vendita è stata effettuata.
Ogni registratore di cassa deve disporre di una stampante per l'emissione della ricevuta o altro sistema di trasmissione dei dati (ricevuta elettronica).

A partire dal 1.7.2016 ed entro l'1.1.2017 i sistemi di cassa devono dotarsi di un sistema di sicurezza che relativamente a quanto contenuto sia salvato nel protocollo dati con apposta una firma elettronica.
Per sistema di sicurezza si intende un hardware e software configurato che permetta di elaborare i dati da sottoporre a firma elettronica e che risponda ai requisiti di sicurezza previsti sia dalla legge sulla firma elettronica (SigG) che dai regolamenti emessi in merito (§ 2, numero 5, SigG). Questo sistema di sicurezza deve essere registrato presso l'amministrazione finanziaria. Con la messa in funzione del sistema di sicurezza, viene emeso un numero identificativo della cassa con prima emissione di un documento figurativo di importo pari ad Euro 0,00, che costituirà il primo dato contenuto nel protocollo dati. Ogni vendita successiva sarà memorizzata concatenandola con la vendita precedente, al fine di ottenere una registrazione dei dati con soluzione di continuità. Nel protocollo dati saranno contenuti anche gli storni e le registrazioni prova, nonché dovranno riportare la firma elettronica. Ogni sistema di sicurezza risulta memorizzato presso una banca dati tenuta dall'amministrazione finanziaria.
Il protocollo dati contenuto nel sistema di sicurezza dovrà contenere le seguenti informazioni:
  • il numero identificativo della cassa
  • la numerazione progressiva delle ricevute
  • data e ora della transazione e relativa emissione della ricevuta
  • numerazione progressiva del ricavo in contanti con l'algoritmo di cifratura AES 256 (Advanced Encryption Standard)
  • numero di serie del certificato di firma elettronica
  • valore di sottoscrizione elettronica del precedente ricavo con vendita in contatti.
  • importo singolo del ricavo distinto per aliquota IVA
I dati in esame dovranno risultare su apposito codice impresso sulla ricevuta.

Numero di registratori di cassa superiore a 30 per azienda

Sistemi di registratori di cassa, che prevedano per azienda un numero minimo di 30 unità, necessitano per tutti i registratori di cassa di un unico numero idetificativo della cassa, un unico protocollo dati, un unico sistema di sicurezza, il quale provvede ad apporre la firma elettronica per tutte le vendite per contanti. Per dimostrare la sicurezza da manipolazioni e possibile richiedere apposita certificazione all'amministrazione finanziaria, supportata da una perizia di specifico perito del tribunale.

Sanzioni
La mancata consegna al cliente della ricevuta può comportare ai sensi del § 51, comma 1 della FinStrG, una sanzione amministrativa fino ad Euro 5.000,00.
Il mancato adeguamento dei registratori di cassa comporta ai sensi del § 51, comma 1, della FinStrG, una sanzione amministrativa fino ad Euro 5.000,00.
Se si provvede con dolo ad una manipolazione dei dati contenuti nel registratore di casa la sanzione può essere comminata ai sensi del § 51a, della FinStrG, per un importo fino ad Euro 25.000,00.

Conclusioni
È evidente che sussiste la necessità di provvedere ad un adeguamento degli standard tecnici di tutti quel sistemi di cassa adottati il cui sviluppo hardware e software è stato realizzato con degli standard risultanti in altri paesi (es. Italia). A tal fine necessitiamo del supporto di un tecnico esterno, il nostro contributo si può concretizzare in un solo supporto legale, ma la corrispondenza dei sistemi di cassa adeguati alla nuova normativa può derivare solo dal tecnico esterno da incaricare.
Dovesse il Vostro fornitore disporre di apposita release del software e del hardware da implementare nel sistema di cassa, l'adeguamento è di facile soluzione, in caso contrario Vi invitiamo a contattarci al fine di definire come procedere.

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compilato il 19.10.2015
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