Weiterverrechnung von Spesen – Umsatzsteuer oder durchlaufender Posten?
Wenn Unternehmer*Innen Kosten an Kunden weiterverrechnen, stellt sich aus umsatzsteuerlicher Sicht die Frage, ob diese als Teil des Entgelts für die erbrachte Leistung gelten („unselbstständige Nebenleistungen“) oder ob sie als durchlaufende Posten zu behandeln sind.
Bei "unselbstständigen Nebenleistungen" sind die Kosten im Verhältnis zur Hauptleistung untergeordnet und dienen dazu, die Hauptleistung zu ergänzen. Daher teilen sie das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung, was bedeutet, dass der Umsatzsteuersatz der Hauptleistung zugrunde gelegt wird.
Klassische Beispiele für "unselbstständige Nebenleistungen":
Ein Unternehmer, der ein Beratungshonorar verrechnet, stellt gleichzeitig auch die damit verbundenen Reisekosten in Rechnung. Beide Posten – das Honorar und die Reisekosten – werden mit dem gleichen Umsatzsteuersatz (in der Regel 20%) ausgestellt.
Als durchlaufende Posten bezeichnet man Zahlungen, die ein Unternehmer lediglich entgegennimmt oder weiterleitet, ohne sie für sich selbst zu vereinnahmen. Da sie im Auftrag und auf Rechnung eines Dritten vereinnahmt und verausgabt werden, zählen sie nicht zum Entgelt und unterliegen daher bei der Weiterverrechnung nicht der Umsatzsteuer.
Durchlaufende Posten müssen nicht zwingend auf der Rechnung erscheinen; wenn sie jedoch aufgeführt werden, müssen sie klar vom eigenen Entgelt getrennt sein. Ist nicht ersichtlich, welche Beträge der Unternehmer für sich selbst und welche er im fremden Namen vereinnahmt hat, oder wird die Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag berechnet, entsteht die Steuerschuld allein durch die Rechnungsstellung.
Klassische Beispiele für durchlaufende Posten:
Konkretes Beispiel für durchlaufende Posten:
Ein Anwalt zahlt im Auftrag seines Mandanten eine Gerichtsgebühr an ein Gericht. Diese Gebühr wird dem Mandanten anschließend in exakt derselben Höhe weiterverrechnet. Da die Gerichtsgebühr kein Entgelt für eine eigene Leistung des Anwalts ist, sondern lediglich in fremdem Namen und auf fremde Rechnung weitergeleitet wird, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Daher wird auf diesen Betrag keine Umsatzsteuer erhoben.
Klassische Beispiele für "unselbstständige Nebenleistungen":
- Reisekosten (z.B. Hotel- und Flugkosten, Kilometergelder, Verpflegung)
- Telefongebühren
- Portokosten
Ein Unternehmer, der ein Beratungshonorar verrechnet, stellt gleichzeitig auch die damit verbundenen Reisekosten in Rechnung. Beide Posten – das Honorar und die Reisekosten – werden mit dem gleichen Umsatzsteuersatz (in der Regel 20%) ausgestellt.
Als durchlaufende Posten bezeichnet man Zahlungen, die ein Unternehmer lediglich entgegennimmt oder weiterleitet, ohne sie für sich selbst zu vereinnahmen. Da sie im Auftrag und auf Rechnung eines Dritten vereinnahmt und verausgabt werden, zählen sie nicht zum Entgelt und unterliegen daher bei der Weiterverrechnung nicht der Umsatzsteuer.
Durchlaufende Posten müssen nicht zwingend auf der Rechnung erscheinen; wenn sie jedoch aufgeführt werden, müssen sie klar vom eigenen Entgelt getrennt sein. Ist nicht ersichtlich, welche Beträge der Unternehmer für sich selbst und welche er im fremden Namen vereinnahmt hat, oder wird die Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag berechnet, entsteht die Steuerschuld allein durch die Rechnungsstellung.
Klassische Beispiele für durchlaufende Posten:
- Rezeptgebühren
- Orts- und Kurtaxen
- Begutachtungsplaketten für PKWs
- durch Rechtsanwälte und Notare weiterverrechnete Gerichtsgebühren
- durch Spediteure weiterverrechnete Zölle und Einfuhrumsatzsteuern
- ab 1.1.2025 Einwegpfandbeträge
Konkretes Beispiel für durchlaufende Posten:
Ein Anwalt zahlt im Auftrag seines Mandanten eine Gerichtsgebühr an ein Gericht. Diese Gebühr wird dem Mandanten anschließend in exakt derselben Höhe weiterverrechnet. Da die Gerichtsgebühr kein Entgelt für eine eigene Leistung des Anwalts ist, sondern lediglich in fremdem Namen und auf fremde Rechnung weitergeleitet wird, handelt es sich um einen durchlaufenden Posten. Daher wird auf diesen Betrag keine Umsatzsteuer erhoben.